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Funktion und Gruppen verwalten

In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie Funktionen oder Gruppen anlegen und diesen Personen zuordnen.

Der Sinn und Zweck von Gruppen

In vielen Situationen kann es hilfreich sein, die Teilnehmer einer Veranstaltung oder einer Einrichtung nach Funktionen oder Gruppen zu ordnen. In einer Veranstaltung könnten dies sein:

Unterteilung der Studierenden nach der Art des Scheinerwerbs (kein Schein / Teilnahmeschein / Leistungsschein). Sie sehen dann etwa auf einen Blick, welche Studierende besondere Leistungen erbringen müssen…

Unterteilung der Studierenden nach Aufgabengebieten. In einer Praxisveranstaltung etwa soll Teamarbeit gefördert werden, dazu wird der Kurs aufgeteilt in "Designer" und "Programmierer".

Die Hausarbeiten der Veranstaltung werden in Gruppen angefertigt. Diese können Sie so einfach verwalten und behalten den Überblick…

Für jede Einrichtung sind Einteilungen fast unverzichtbar:

• Um die Hirarchien einer Einrichtung Abzubilden (Hochschullehrer, Mittelbau, Sekretariat etc.)
• Um Kompetenzbereiche oder Lehrstühle abzubilden (Ein Professor und sein "Hofstaat")
• Um Themenschwerpunkte abzugrenzen etc.

Funktionen / Gruppen anlegen

Wenn in einem Bereich noch keine Funktionen oder Gruppen angelegt sind, sehen Sie nur den ersten von drei Bereichen auf der Seite:

Mit dieser Zeile können Sie eine neue Funktion oder Gruppe anlegen. In dem Feld Vorlagen finden Sie einige für Ihren Bereich (Institut / Lehveranstaltung / Forschungsprojekt etc.) sinnvolle Gruppennamen. Um einen von diesen zu übernehmen, klicken Sie auf den gelben Doppelpfeil rechts daneben.

Der gewünschte Gruppenname erscheint nun im Feld rechts daneben. Sie können den Namen beliebig verändern oder gleich einen eigenen wählen, ohne auf die Vorlagen zurückzugreifen.

Mit dem Feld "Gruppengröße" können Sie in einer Einrichtung die Sollstärke einer Gruppe festlegen. Diese Zahl kann später nützlich sein, um auf einen Blick sehen zu können ob etwa in einem offizellen Gremium eine Gruppe nicht ausreichend besetzt ist (Beispiel: die Gruppe der Hochschullehrer im Fakultätsrat muss mindestens 4 Personen betragen). Wenn Sie es nicht benötigen, lassen Sie das Feld einfach leer!

In einer Veranstaltung können Sie mit diesem Feld die maximale Gruppengröße festlegen, wenn die Teilnehmer sich selbstständig in eine Gruppe eintragen. Sie selbst können beliebig viele Teilnehmer der Gruppe zuordnen. Wenn Name und eventuell Anzahl richtig eingestellt sind, klicken Sie auf die gelben Pfeile zum Übernehmen.

Personen zuordnen

Sie sehen jetzt die beiden anderen Bereiche der Seite, den Personenbereich

und den Gruppenbereich

Der Personenbereich dient dazu, die Nutzer ausfindig zu machen bevor man sie den Gruppen zuordnet. Es stehen zur Auswahl: alle Teilnehmer der Veranstaltung, alle Mitglieder der beteiligten Einrichtungen sowie eine freie Suche über alle Nutzer des Systems. Markieren Sie die Nutzer mit der Maus, die Sie einer Gruppe zuordnen wollen. Wenn ein Nutzer bereits einer Gruppe zugeordnet ist, erscheint er in grauer Farbe. Dies erleichtert die vollständige Zuordnung aller Personen zu mindestens einer Gruppe. Sie können die Person aber auch noch anderen Gruppen zuordnen (Beispiel: studentische Hilfskraft UND Frauenbeauftragte)!

Ordnen Sie die markierten Nutzer einer angelegten Gruppe zu, indem Sie links neben der entsprechenden Kopfzeile der Gruppe auf die gelben Doppelpfeile klicken. Die Person erscheint nun in der Gruppe. Mit der Mülltonne rechts können Sie die Zuordnung wieder aufheben. Die Person bleibt natürlich als Teilnhemer in der Veranstaltung bestehen!

Mit der rot markierten Tonne können Sie eine ganze Gruppe mit allen Personenzuordnungen löschen.

Mit den gelben Pfeilen zwischen verschiedenen Gruppen können Sie die Reihenfolge der Gruppen ändern. In der eingegebenen Reihenfolge erscheinen die Gruppen überall im System.

Mit dem bearbeiten-Symbol rechts in der Gruppenkopfzeile können sie nachträglich name und Größe einer Gruppe verändern. Die aktuellen Daten werden dazu in den oberen Teil der Seite geladen und können dort verändert werden. Die zu verändernde Gruppe färbt sich rot ein.

Experimentieren Sie nach Belieben mit den Möglichkeiten der Seite. Sie können absolut nichts kaputt machen, alle Schritte lassen sich rückgängig machen! Wenn man das Prinzip einmal verstanden hat kommt man sehr schnell zu den gewünschten Ergebnissen.

Bedenken Sie jedoch: Wenn Sie Personen von AUSSERHALB Ihrer Veranstaltung oder Ihres Bereiches einer Gruppe zuordnen, werden diese automatisch in die Veranstaltung oder die Einrichtung eingetragen! Auch diesen Schritt können Sie natürlich auf den entsprechenden Adminseiten rückgängig machen (Veranstaltungsteilnehmer entfernen / Einrichtungsmitarbeiter löschen)